Junto con Escuela
Mexicana de Archivos exhortan a valorar su importancia
§ Ambas
instituciones firmaron convenio de colaboración para impulsarlos
§ Imparten
conferencias magistrales a servidores públicos para atender nuevos retos
§ Actualmente
se analiza el proyecto para expedir Ley General en la materia
Xalapa, Ver., 9 de junio de 2016.- En el marco del noveno aniversario
del Día Internacional de los Archivos, el Instituto Veracruzano de Acceso a la
Información y Protección de Datos Personales (IVAI) y la Escuela Mexicana de
Archivos (Emaac) buscaron acercar la reflexión y generar consciencia en los
servidores públicos al respecto del adecuado manejo de los archivos
gubernamentales para cambiar el paradigma y que sean vistos y tratados con el
valor que se debe.
Previo a la realización de dos conferencias magistrales a cargo del
director general y el secretario académico de Emaac, las dos instituciones firmaron
un convenio de colaboración y coordinación institucional para desarrollar
programas conjuntos de especialización en técnicas metodológicas de gestión
documental y mecanismos especializados para realizar una correcta
sistematización, conservación y administración de la información que se
encuentra en los archivos que conservan los sujetos obligados.
Tras este convenio se planeará la realización de actividades de
naturaleza cultural, educativa, académica y científica en materia archivística
que contribuyan a promover, respetar, proteger y garantizar el derecho de
acceso a la información pública, la transparencia proactiva, el gobierno
abierto, la rendición de cuentas y la protección de datos personales
Durante su intervención, la comisionada presidenta del IVAI, Yolli
García Alvarez enfatizó que hoy en día no es posible hablar de transparencia y
acceso a la información con efectividad si no se habla de organización de
archivos públicos. Agradeció a los asistentes la respuesta y compromiso que han
demostrado en Veracruz para prepararse en este aspecto que constituye una pieza
más del entramado que el IVAI se ha propuesto consolidar.
“Este tema representa un elemento clave para cualquier área de la
administración pública; es indispensable que los servidores estén conscientes
de su relevancia, de su trascendencia, que los visualicemos como yacimientos de
experiencias y no como cementerios de documentos”, expresó la comisionada
presidenta.
Por su parte, el director general de la Escuela Mexicana de Archivos,
Ramón Aguilera Murguía agradeció la oportunidad de unir esfuerzos con el IVAI y
destacó durante su conferencia magistral que los archivos han sido un tema de
poca relevancia, sumido en los sótanos de las oficinas, por lo que para la
propia administración pública no se ha hecho necesario tener una ley.
No obstante, refirió, se ha realizado un importante trabajo tanto a
nivel nacional como internacional para posicionar a los archivos y reconocer
que están vinculados a los grandes temas de la gobernanza; por lo que se espera
que la nueva Ley General sea un ordenamiento moderno que demuestre el papel
dinámico que tienen.
Aguilera Murguía enfatizó que debe haber lugares exclusivos para ellos y
tienen que estar en condiciones adecuadas para su conservación a futuro; dejó
sobre la mesa la reflexión sobre la atención especial que deberá darse a los documentos
electrónicos pues habrá de resguardarlos bajo una serie de requisitos.
Por su parte, Jorge Nacif Mina, secretario académico de Emacc, explicó
que no se deben destruir documentos sin una adecuada valoración y razonamiento
lógico de qué se debe conservar y qué no, pues en ocasiones no se deja
información fundamental a las siguientes administraciones. Es así que insistió
en la importancia de los procesos de entrega-recepción para que se realicen no
solo como una obligación sino bajo condiciones de organización, de acuerdo a instrumentos
de consulta y control, con las herramientas que señale la ley.
El especialista habló de propuestas para mejores prácticas, como la
realización de auditorías archivísticas y que los archivos no dependan de las
áreas de recursos materiales que los suelen mantener en bodegas, sino que
exista una dirección encargada de ellos, que como área estratégica cuente con
personal que no improvise, que cuente con conocimientos y experiencia, con
estructura teórica para entender por qué se hace una u otra cosa.
El evento al que acudieron cerca de 200 personas de distintos sujetos
obligados y público en general resultó de vital trascendencia por ser un
momento sustancial de cara a la expedición de la Ley General, que se espera sea
discutida en septiembre. Lo analizado resultó el preámbulo de los retos que se
avizoran para todos los servidores públicos, a fin de que tengan claros los
puntos que necesitan su atención, los hábitos que deben erradicar y el trato
que deben dar a la información que generan cada día por el cumplimiento de sus funciones.
