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Archivos gubernamentales no deben verse como cementerios de documentos: IVAI

Junto con Escuela Mexicana de Archivos exhortan a valorar su importancia




§  Ambas instituciones firmaron convenio de colaboración para impulsarlos
§  Imparten conferencias magistrales a servidores públicos para atender nuevos retos
§  Actualmente se analiza el proyecto para expedir Ley General en la materia


Xalapa, Ver., 9 de junio de 2016.- En el marco del noveno aniversario del Día Internacional de los Archivos, el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IVAI) y la Escuela Mexicana de Archivos (Emaac) buscaron acercar la reflexión y generar consciencia en los servidores públicos al respecto del adecuado manejo de los archivos gubernamentales para cambiar el paradigma y que sean vistos y tratados con el valor que se debe.

Previo a la realización de dos conferencias magistrales a cargo del director general y el secretario académico de Emaac, las dos instituciones firmaron un convenio de colaboración y coordinación institucional para desarrollar programas conjuntos de especialización en técnicas metodológicas de gestión documental y mecanismos especializados para realizar una correcta sistematización, conservación y administración de la información que se encuentra en los archivos que conservan los sujetos obligados.

Tras este convenio se planeará la realización de actividades de naturaleza cultural, educativa, académica y científica en materia archivística que contribuyan a promover, respetar, proteger y garantizar el derecho de acceso a la información pública, la transparencia proactiva, el gobierno abierto, la rendición de cuentas y la protección de datos personales

Durante su intervención, la comisionada presidenta del IVAI, Yolli García Alvarez enfatizó que hoy en día no es posible hablar de transparencia y acceso a la información con efectividad si no se habla de organización de archivos públicos. Agradeció a los asistentes la respuesta y compromiso que han demostrado en Veracruz para prepararse en este aspecto que constituye una pieza más del entramado que el IVAI se ha propuesto consolidar.

“Este tema representa un elemento clave para cualquier área de la administración pública; es indispensable que los servidores estén conscientes de su relevancia, de su trascendencia, que los visualicemos como yacimientos de experiencias y no como cementerios de documentos”, expresó la comisionada presidenta.

Por su parte, el director general de la Escuela Mexicana de Archivos, Ramón Aguilera Murguía agradeció la oportunidad de unir esfuerzos con el IVAI y destacó durante su conferencia magistral que los archivos han sido un tema de poca relevancia, sumido en los sótanos de las oficinas, por lo que para la propia administración pública no se ha hecho necesario tener una ley.
No obstante, refirió, se ha realizado un importante trabajo tanto a nivel nacional como internacional para posicionar a los archivos y reconocer que están vinculados a los grandes temas de la gobernanza; por lo que se espera que la nueva Ley General sea un ordenamiento moderno que demuestre el papel dinámico que tienen.

Aguilera Murguía enfatizó que debe haber lugares exclusivos para ellos y tienen que estar en condiciones adecuadas para su conservación a futuro; dejó sobre la mesa la reflexión sobre la atención especial que deberá darse a los documentos electrónicos pues habrá de resguardarlos bajo una serie de requisitos.

Por su parte, Jorge Nacif Mina, secretario académico de Emacc, explicó que no se deben destruir documentos sin una adecuada valoración y razonamiento lógico de qué se debe conservar y qué no, pues en ocasiones no se deja información fundamental a las siguientes administraciones. Es así que insistió en la importancia de los procesos de entrega-recepción para que se realicen no solo como una obligación sino bajo condiciones de organización, de acuerdo a instrumentos de consulta y control, con las herramientas que señale la ley.

El especialista habló de propuestas para mejores prácticas, como la realización de auditorías archivísticas y que los archivos no dependan de las áreas de recursos materiales que los suelen mantener en bodegas, sino que exista una dirección encargada de ellos, que como área estratégica cuente con personal que no improvise, que cuente con conocimientos y experiencia, con estructura teórica para entender por qué se hace una u otra cosa.

El evento al que acudieron cerca de 200 personas de distintos sujetos obligados y público en general resultó de vital trascendencia por ser un momento sustancial de cara a la expedición de la Ley General, que se espera sea discutida en septiembre. Lo analizado resultó el preámbulo de los retos que se avizoran para todos los servidores públicos, a fin de que tengan claros los puntos que necesitan su atención, los hábitos que deben erradicar y el trato que deben dar a la información que generan cada día por el cumplimiento de sus funciones. 
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